Messekontakte nachfassen: Follow-up mit Video, Schritt für Schritt
Die Messe ist vorbei, der Stapel Visitenkarten und gescannten Kontakte ist groß, und im Büro wartet eine Woche liegengebliebene Arbeit. Genau hier gehen die meisten Messekontakte verloren. Dieser Artikel zeigt, wie du sie nachfasst, bevor sie kalt werden, und wie ein kurzes Video dabei hilft.
Kurz gesagt
Messekontakte fasst du am besten nach, solange sich die Person noch an das Gespräch erinnert: mit einer kurzen, persönlichen Mail, die das Gespräch aufgreift, einen konkreten nächsten Schritt vorschlägt und etwas zum Zeigen mitbringt. Eine Video-Kurzfassung von ca. 30 Sekunden eignet sich dafür, weil sie auch an Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet werden kann, die nicht am Stand waren. Das Video wird nicht eingebettet, sondern als Vorschaubild mit Link auf eine Seite verlinkt, auf der es abspielt.
Warum gehen so viele Messekontakte verloren?
Am Stand ist das Gespräch gut, man tauscht Kontakte aus und verspricht, sich zu melden. Danach passiert eine Woche lang nichts, weil alle mit Abbau, Reise und Tagesgeschäft beschäftigt sind. Wenn die Mail dann kommt, ist sie oft allgemein, hat nichts mit dem Gespräch zu tun und landet zwischen vielen anderen Nachrichten von anderen Ausstellern.
Dabei sind Kontakte das, woran Aussteller ihre Messe messen. Im AUMA-Aussteller-Ausblick 2026/2027 bewerten rund 49 Prozent der befragten Unternehmen den Erfolg ihrer Messeauftritte in erster Linie über Leads, Kontakte und Neukundengewinnung. Wer beim Nachfassen verliert, verliert also genau den Wert, für den die Messe bezahlt wurde.
Was musst du schon vor der Messe vorbereiten?
Gutes Nachfassen beginnt vor der Messe. Wenn Vorlagen, Material und Zuständigkeiten erst danach geklärt werden, vergehen genau die Tage, auf die es ankommt.
- Zwei bis drei Mail-Vorlagen schreiben, je nach Art des Gesprächs: konkretes Interesse, allgemeines Interesse, Bestandskunde.
- Festlegen, wer welche Kontakte nachfasst und bis wann.
- Ein kurzes Video und eine Seite vorbereiten, auf der es abspielt und auf der der nächste Schritt steht.
- Am Stand eine einfache Notiz zu jedem Kontakt vereinbaren: Thema, Interesse, nächster Schritt.
- Einen Terminlink oder konkrete Zeitfenster für Folgegespräche bereithalten.
- Klären, wie Kontakte vom Stand ins CRM kommen und wer die Einwilligung für Mails dokumentiert.
Wann solltest du Messekontakte nachfassen?
So früh wie möglich, solange die Person sich noch an dein Gesicht und das Gespräch erinnert. Aus unserer Erfahrung mit Ausstellern funktioniert dieser Rhythmus gut:
| Wann | Was | Inhalt |
|---|---|---|
| Noch auf der Messe oder direkt danach | Kurze erste Nachricht | Danke für das Gespräch, ein Satz zum Thema, Hinweis auf die ausführliche Mail |
| In den ersten Tagen nach der Messe | Persönliche Nachfass-Mail | Bezug auf das Gespräch, kurzes Video, konkreter nächster Schritt |
| Einige Tage später, ohne Antwort | Zweite Nachricht | Neuer Anlass, zum Beispiel ein Anwendungsbeispiel für ihre Branche |
| Nach einigen Wochen | Letzte Nachricht oder Übergabe | Frage, ob das Thema noch aktuell ist, sonst in den regulären Newsletter oder Vertrieb |
Werbliche Mails an neue Kontakte brauchen in der Regel eine Einwilligung. Klär mit deinem Datenschutz, wie ihr die Einwilligung am Stand erfasst.
Wie ist eine gute Follow-up-Mail nach der Messe aufgebaut?
Beispiel
Hallo Frau Beispiel, danke für das Gespräch an unserem Stand. Sie hatten erzählt, dass die Umrüstung Ihrer Linie jedes Mal einen halben Tag kostet. In diesem kurzen Video sehen Sie, wie das mit unserem System abläuft: [Vorschaubild mit Link]. Passt Ihnen ein kurzer Termin am Dienstag oder Donnerstag, um das an Ihrer Linie durchzugehen?
Das Beispiel ist erfunden und dient nur zur Veranschaulichung des Aufbaus.
Warum hilft ein Video in der Nachfass-Mail?
Im B2B entscheidet selten die Person allein, die am Stand war. Sie muss das Thema intern weitergeben, an Kolleginnen, an die Technik, an den Einkauf. Ein kurzes Video kann sie einfach weiterleiten, und alle sehen dasselbe, ohne dass jemand das Gespräch am Stand nacherzählen muss.
Dafür reicht eine Kurzfassung von etwa 30 Sekunden. Sie ruft das Gespräch in Erinnerung, zeigt den Kern und endet mit dem nächsten Schritt. Die ausführliche Fassung kann auf der verlinkten Seite folgen.
Wie bindest du das Video richtig in die Mail ein?
Nicht direkt. Viele Mailprogramme spielen Videos in Mails nicht ab. Gmail zum Beispiel unterstützt das Video-Element in Mails nicht, wie die Übersicht auf caniemail.com zeigt. Außerdem blähen angehängte Videodateien die Mail auf und landen eher im Spam.
- Ein Standbild aus dem Video mit gut sichtbarem Play-Symbol als Bild in die Mail setzen.
- Das Bild auf eine Seite verlinken, auf der das Video sofort abspielt.
- Auf dieser Seite neben dem Video den nächsten Schritt anbieten: Terminlink oder Kontakt.
- Die Laufzeit neben das Bild schreiben, zum Beispiel "Video, 30 Sekunden".
- Untertitel einbrennen, weil viele im Büro ohne Ton schauen.
Wie du die Seite mit dem Video schnell und sauber einbindest, steht im Artikel Erklärvideo auf der Website einbinden.
Welche Fehler passieren beim Nachfassen am häufigsten?
| Fehler | Besser |
|---|---|
| Eine Rundmail an alle Kontakte | Persönlicher erster Satz, Rest aus der Vorlage |
| Der komplette Produktkatalog als Anhang | Ein kurzes Video und ein Link |
| Kein nächster Schritt | Konkreter Terminvorschlag |
| Erst nach zwei Wochen melden | In den ersten Tagen nach der Messe |
| Dieselbe Mail als Erinnerung | Neuer Anlass, anderer Inhalt |
| Video als Anhang | Vorschaubild mit Link auf eine Seite |
Woher bekommst du die Kurzfassung für Nachfass-Mails?
Am einfachsten entsteht sie zusammen mit dem Video für den Stand, aus derselben Produktion. Im Messepaket von Explikate für 1.990 € netto bekommst du den Messe-Loop ohne Ton für den Stand, ein Hauptvideo bis 90 Sekunden mit Sprecher für Einladungen und die Website und eine Kurzfassung von ca. 30 Sekunden für die Nachfass-Mail. Die Preise im Überblick stehen in Was kostet ein Messevideo?
Du stellst auf einer Messe aus? Der Messe-Loop ohne Ton kostet 1.490 € netto. Im Messepaket für 1.990 € kommen ein Video mit Sprecher für Einladungen und eine Kurzfassung für Nachfass-Mails dazu.
Zum MessepaketHäufige Fragen
Wann sollte ich Messekontakte nachfassen?
So früh wie möglich, solange das Gespräch noch präsent ist. Plane die Nachfass-Mails schon vor der Messe, damit sie nicht in der Woche danach im liegengebliebenen Tagesgeschäft untergehen.
Was gehört in eine Follow-up-Mail nach der Messe?
Ein Bezug auf das Gespräch am Stand, ein Satz zum Nutzen für genau diesen Kontakt, etwas zum Zeigen wie ein kurzes Video und ein konkreter nächster Schritt, zum Beispiel ein Terminvorschlag.
Kann ich ein Video direkt in die Mail einbetten?
In den meisten Mailprogrammen nicht zuverlässig. Gmail zum Beispiel unterstützt das Video-Element in Mails nicht. Setze ein Vorschaubild mit Play-Symbol in die Mail und verlinke es auf eine Seite, auf der das Video läuft.
Wie lang sollte ein Video für die Nachfass-Mail sein?
Kurz. Eine Fassung von etwa 30 Sekunden reicht, um das Gespräch in Erinnerung zu rufen und den Kern zu zeigen. Die ausführliche Fassung kann auf der verlinkten Seite folgen.
Was mache ich mit Kontakten, die nicht antworten?
Nach einigen Tagen eine zweite, kürzere Nachricht mit einem neuen Anlass, zum Beispiel einem Anwendungsbeispiel für ihre Branche. Nicht dieselbe Mail noch einmal schicken.
Muss ich jedem Kontakt eine eigene Mail schreiben?
Den ersten Satz ja, er bezieht sich auf das Gespräch. Der Rest kann aus einer Vorlage kommen. Deshalb lohnt es sich, am Stand zu jedem Kontakt eine kurze Notiz zu machen.
Wo bekomme ich eine Video-Kurzfassung für Nachfass-Mails?
Bei Explikate ist sie im Messepaket für 1.990 € netto enthalten, zusammen mit dem Messe-Loop für den Stand und dem Hauptvideo mit Sprecher.
Video für Einladung, Stand und Nachfassen
Im Messepaket für 1.990 € netto bekommst du den Loop für den Stand, ein Hauptvideo mit Sprecher und eine Kurzfassung für Nachfass-Mails. Angebot per Mail an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.