Messeeinladung mit Video: So sicherst du Termine vor der Messe
Die besten Gespräche am Stand sind die, die schon vor der Messe verabredet wurden. Dafür braucht es eine Einladung, die mehr sagt als Halle und Standnummer. Hier liest du, wie eine Messeeinladung aufgebaut ist, die Termine bringt, und wie ein kurzes Video dabei hilft.
Kurz gesagt
Eine Messeeinladung bringt dann Termine, wenn sie in wenigen Sekunden beantwortet, warum sich der Besuch an deinem Stand lohnt, und einen konkreten Termin anbietet statt nur Halle und Standnummer. Ein kurzes Video zeigt vorab, worum es geht, damit das Gespräch am Stand nicht bei null beginnt. In der Mail steht es als Vorschaubild mit Link, nicht eingebettet. Verschicke die erste Einladung einige Wochen vor der Messe und eine Erinnerung kurz vorher.
Warum bringen viele Messeeinladungen keine Termine?
Die typische Messeeinladung sagt, wo man steht, aber nicht, warum man hingehen sollte. "Besuchen Sie uns in Halle 5, Stand B12" ist eine Information, kein Grund. Kunden bekommen vor großen Messen viele solcher Einladungen, und sie planen ihre Zeit auf der Messe knapp. Wer keinen Anlass gibt, landet nicht im Kalender.
Aussteller spüren das. Im AUMA-Aussteller-Ausblick 2026/2027 nennen 44,1 Prozent der befragten Unternehmen die Gewinnung und Aktivierung von Besuchern als wesentliche Herausforderung für ihre Messebeteiligungen. Die Einladung ist der erste Hebel dagegen.
Was muss in eine Messeeinladung?
Wann verschickst du die Messeeinladung?
| Zeitpunkt | Was | Hinweis |
|---|---|---|
| Einige Wochen vor der Messe | Erste Einladung mit Video und Terminlink | Dann planen Kunden ihren Messebesuch |
| Nach der ersten Welle | Persönliche Nachricht an wichtige Kunden | Vom Vertrieb direkt, mit Bezug auf das laufende Projekt |
| In der Woche vor der Messe | Kurze Erinnerung | Nur Termin, Stand und Link zum Video |
| Während der Messe | Kurze Nachricht an Kontakte ohne Termin | Zum Beispiel über LinkedIn, mit Hinweis auf freie Zeitfenster |
Das Video muss dafür fertig sein, bevor die erste Einladung rausgeht. Plane es deshalb früher als den Loop für den Stand. Den vollständigen Zeitplan findest du in der Checkliste für Video und Screens am Stand.
Wie schreibst du Betreff und ersten Satz?
Der Betreff entscheidet, ob die Mail geöffnet wird. Er sollte den Grund nennen, nicht nur die Messe. Vergleiche:
| Schwach | Stärker |
|---|---|
| Einladung zur Messe | Umrüstung in 20 Minuten: live an unserem Stand |
| Besuchen Sie uns in Halle 5 | Termin auf der Messe? Wir zeigen die neue Steuerung |
| Newsletter März | Frau Beispiel, 15 Minuten zu Ihrer Linie auf der Messe? |
Die Beispiele sind erfunden und zeigen nur das Prinzip. Setz nur Aussagen ein, die du belegen kannst.
Der erste Satz knüpft an etwas an, das der Empfänger kennt: ein laufendes Projekt, ein bekanntes Problem in seiner Branche, das letzte Gespräch. Danach kommt das Video, dann der Terminvorschlag.
Wie sieht eine Messeeinladung mit Video aus?
So kann eine kurze Einladung aufgebaut sein. Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur die Reihenfolge: Anlass, Video, Termin, Fakten.
Hallo Herr Beispiel, auf der kommenden Messe zeigen wir zum ersten Mal, wie sich eine Linie wie Ihre ohne langen Stillstand umrüsten lässt. Im Video sehen Sie in 60 Sekunden, wie das funktioniert: [Vorschaubild mit Link]. Wenn Sie es sich vor Ort ansehen möchten, reservieren Sie hier einen Termin: [Terminlink]. Sie finden uns in Halle 5, Stand B12. Ich freue mich auf das Gespräch.
Der Text ist kurz, weil das Video die Erklärung übernimmt. Der Empfänger muss nicht lesen, was es am Stand gibt, er sieht es. Und er muss nicht überlegen, wie er einen Termin bekommt, weil der Link direkt dasteht.
Welches Video passt in die Messeeinladung?
Ein Video mit Sprecher, zwischen 30 und 90 Sekunden, das Problem, Lösung und den Grund für den Besuch zeigt. Es soll neugierig machen, nicht alles erklären. Die Details sind das Gespräch am Stand.
Der Loop vom Messestand eignet sich dafür nur eingeschränkt. Er läuft ohne Ton, hat keinen Anfang und kein Ende und ist für Vorbeigehende gebaut. Wer die Einladung öffnet, sitzt dagegen am Schreibtisch und hat einen Moment Zeit. Deshalb entstehen im Messepaket von Explikate beide Fassungen aus einer Produktion: der Loop für den Stand und das Hauptvideo mit Sprecher für die Einladung.
Wie bindest du das Video in die Einladung ein?
Als Vorschaubild mit Link. Viele Mailprogramme spielen Videos in Mails nicht ab, Gmail zum Beispiel unterstützt das Video-Element nicht (caniemail.com). Setz ein Standbild mit Play-Symbol in die Mail und verlinke es auf eine Seite, auf der das Video läuft und daneben der Terminlink steht.
- Standbild, auf dem das Produkt zu sehen ist, nicht das Logo.
- Play-Symbol und Laufzeit gut sichtbar.
- Zielseite lädt schnell und spielt das Video mit einem Klick ab.
- Auf der Zielseite: Messe, Stand, Terminlink.
- Das gleiche Video auf LinkedIn, in der Mail-Signatur und auf der Website verwenden.
Welche Kanäle nutzt du für die Einladung?
Mail ist der wichtigste Kanal, aber nicht der einzige. Das Video lässt sich mehrfach einsetzen:
- Persönliche Mail vom Vertrieb an Bestandskunden und laufende Kontakte.
- Mailing an Interessenten mit Einwilligung, mit Video und Terminlink.
- LinkedIn-Beitrag vor der Messe, am besten im Hochformat oder Quadrat mit Untertiteln.
- Mail-Signatur aller Mitarbeitenden in den Wochen vor der Messe.
- Website mit einem kurzen Hinweis auf die Messe und dem Video.
Hochformat und Quadrat für Social Media sind bei Explikate in Messe komplett enthalten oder als Hochformat-Extra für 250 € netto zu haben.
Checkliste: Ist deine Messeeinladung fertig?
- Der Betreff nennt einen Grund, nicht nur die Messe.
- Der erste Satz bezieht sich auf den Empfänger.
- Ein Video zeigt, worum es am Stand geht.
- Ein konkreter Terminvorschlag oder Terminlink ist drin.
- Messe, Datum, Halle und Standnummer stimmen.
- Die Person, die das Gespräch führt, ist genannt.
- Die Erinnerung für die Woche vor der Messe ist geplant.
- Die Nachfass-Mail für die Zeit danach ist vorbereitet.
Wie es nach der Messe weitergeht, steht in Messekontakte nachfassen.
Du stellst auf einer Messe aus? Der Messe-Loop ohne Ton kostet 1.490 € netto. Im Messepaket für 1.990 € kommen ein Video mit Sprecher für Einladungen und eine Kurzfassung für Nachfass-Mails dazu.
Zum MessepaketHäufige Fragen
Wann sollte ich die Messeeinladung verschicken?
Die erste Einladung einige Wochen vor der Messe, wenn Kunden ihren Messebesuch planen. Eine kurze Erinnerung mit Terminlink folgt in der Woche vor der Messe.
Was muss in eine Messeeinladung?
Warum sich der Besuch lohnt, was es am Stand zu sehen gibt, Messe, Datum, Halle und Standnummer, ein konkreter Terminvorschlag und wer dort ansprechbar ist.
Wie binde ich ein Video in die Messeeinladung ein?
Als Vorschaubild mit Play-Symbol, das auf eine Seite verlinkt, auf der das Video abspielt. Viele Mailprogramme spielen eingebettete Videos nicht ab.
Wie lang sollte das Video in der Einladung sein?
Zwischen 30 und 90 Sekunden. Es soll neugierig machen und das Thema des Gesprächs setzen, nicht alles erklären.
Kann ich das Video vom Messestand auch für die Einladung nutzen?
Nur eingeschränkt. Der Loop für den Stand läuft ohne Ton und hat keinen Anfang und kein Ende. Für die Einladung eignet sich eine Fassung mit Sprecher besser. Im Messepaket von Explikate entstehen beide aus einer Produktion.
Soll ich Freikarten oder Gutscheine mitschicken?
Wenn die Messe das anbietet, ist das ein guter Anlass. Der Termin am Stand ist aber das eigentliche Ziel. Biete deshalb immer einen konkreten Zeitpunkt oder einen Terminlink an.
Was kostet ein Video für die Messeeinladung?
Bei Explikate ist das Hauptvideo mit Sprecher für Einladungen im Messepaket für 1.990 € netto enthalten, zusammen mit dem Messe-Loop und einer Kurzfassung für Nachfass-Mails.
Video für deine Messeeinladung
Im Messepaket für 1.990 € netto: Hauptvideo mit Sprecher für die Einladung, Loop für den Stand und Kurzfassung für das Nachfassen. Angebot per Mail an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.