Messevorbereitung: Checkliste für Video und Screens am Stand
Standfläche, Standbau, Personal, Hotel: Die klassische Messe-Checkliste ist lang. Video und Screens stehen darauf oft nur als eine Zeile, und genau deshalb geht es dort häufig schief. Diese Checkliste sammelt alles, was du für Video, Screens und LED-Wand rechtzeitig klären musst, rückwärts gerechnet vom Messetermin.
Kurz gesagt
Plane das Video für die Messe rückwärts vom Messetermin: Etwa 8 Wochen vorher klärst du Ziel, Screens und Budget, 3 bis 4 Wochen vorher sollte die Produktion starten, spätestens eine Woche vorher wird die Datei auf dem echten Gerät getestet. Die meisten Probleme entstehen nicht in der Animation, sondern durch fehlende Angaben: Pixelmaße der LED-Wand, Abspielgerät, Dateiformat und wer am Stand den Screen einschaltet. Diese Checkliste sammelt alle Punkte an einer Stelle.
Wie sieht der Zeitplan für ein Messevideo aus?
Die Produktion selbst ist selten das Problem. Knapp wird es, weil Entscheidungen, Unterlagen und technische Angaben zu spät kommen. Dieser Zeitplan hat sich bei Ausstellern bewährt:
| Wann | Was | Wer |
|---|---|---|
| Etwa 8 Wochen vorher | Ziel, Screens, Budget und Paket festlegen | Marketing, Vertrieb, Standbauer |
| 6 Wochen vorher | Pixelmaße, Abspielgerät und Dateiformat beim Standbauer erfragen | Marketing |
| 3 bis 4 Wochen vorher | Anfrage und Start der Produktion, Unterlagen liefern | Marketing, Produktmanagement |
| 2 bis 3 Wochen vorher | Skript oder Konzept und Storyboard freigeben | Wer inhaltlich verantwortet |
| 2 Wochen vorher | Einladungen mit Video verschicken | Vertrieb, Marketing |
| 1 Woche vorher | Datei an Standbauer, Test auf dem echten Gerät | Marketing, Standbauer |
| Aufbautag | Abspielen, Loop und Skalierung prüfen, Kopie auf USB-Stick | Standpersonal |
| Nach der Messe | Nachfass-Mails mit Kurzfassung | Vertrieb |
Bei Explikate dauert der Messe-Loop 5 bis 10 Werktage, das Messepaket 7 bis 14 Werktage und Messe komplett 10 bis 14 Werktage. Bei knapper Zeit zieht Express für 390 € netto dein Projekt vor.
Was klärst du etwa 8 Wochen vor der Messe?
- Was soll das Video am Stand erreichen: Besucher anhalten, ein Produkt erklären, ein Exponat ersetzen?
- Soll das Video auch vor und nach der Messe arbeiten, in Einladungen und Nachfass-Mails?
- Wie viele Screens gibt es am Stand, und wo stehen sie?
- Gibt es eine LED-Wand, eine Stele, einen Monitor an der Theke?
- Welches Produkt steht im Mittelpunkt, und passt es auf den Stand?
- Braucht es 3D, weil Mechanik oder Innenleben das Argument sind?
- Ist die Messe international, und braucht ihr eine zweite Sprache?
- Wer gibt Inhalte frei, und wie lange dauern interne Freigaben?
Welches Paket zu welcher Antwort passt, steht in Was kostet ein Messevideo? Ob 2D oder 3D klarer erklärt, beantwortet 2D oder 3D?
Welche Fragen stellst du dem Standbauer?
Diese Angaben entscheiden, ob das Video am Aufbautag passt. Schick die Liste früh, damit der Standbauer sie nicht erst in der letzten Woche beantwortet.
- Wie viele Pixel breit und hoch ist jeder Screen und die LED-Wand genau?
- Welches Abspielgerät wird genutzt: Mediaplayer, Rechner, USB am Screen?
- Welches Dateiformat und welchen Codec erwartet das Gerät? Gibt es Grenzen bei Bitrate oder Auflösung?
- Spielt das Gerät nahtlos in Schleife, oder gibt es beim Neustart eine Pause?
- Gibt es Lautsprecher, und ist Ton erlaubt?
- Aus welcher Entfernung schauen Besucher, und in welcher Höhe hängt der Screen?
- Bis wann und wie muss die Datei geliefert werden?
- Wer schaltet den Screen morgens ein und prüft, ob alles läuft?
Was diese Angaben für die Gestaltung bedeuten, erklärt der Artikel Content für die LED-Wand am Messestand.
Welcher Inhalt gehört auf welchen Screen?
Viele Stände haben mehr als einen Bildschirm. Dann lohnt es sich, jedem Screen eine eigene Aufgabe zu geben, statt überall dasselbe Video zu zeigen.
| Screen | Aufgabe | Inhalt |
|---|---|---|
| LED-Wand oder großer Screen, von weitem sichtbar | Besucher aus dem Gang anhalten | Messe-Loop ohne Ton, große Formen, wenige Wörter |
| Monitor an der Theke oder am Besprechungstisch | Das Gespräch unterstützen | Hauptvideo mit Sprecher oder Standbilder, vom Standpersonal gesteuert |
| Stele am Eingang | Orientierung und ein Satz zum Angebot | Loop im Hochformat 9:16 |
| Tablet oder Laptop | Details zeigen, Demo | Software live oder das Hauptvideo auf Abruf |
Der Loop für die großen Flächen läuft den ganzen Tag ohne Ton. Das Video mit Sprecher gehört dorthin, wo jemand steht und zuhört, also an den Tisch. So stören sich die Inhalte nicht gegenseitig, und dein Team kann das Gespräch mit dem richtigen Material führen.
Welche Unterlagen brauchst du für die Produktion?
| Unterlage | Wofür | Pflicht? |
|---|---|---|
| Website, Präsentation oder Stichpunkte | Inhalt und Aussagen | Ja |
| Logo und Farben | Gestaltung im Look deines Unternehmens | Ja, falls vorhanden |
| Messetermin und Screen-Angaben | Zeitplan und Formate | Ja |
| CAD-Daten, Fotos oder Zeichnungen | Modell für 3D | Bei 3D |
| Zugang oder Screenshots der Software | Nachbau der Oberfläche | Bei Software |
| Freigegebene Aussagen und Belege | Zahlen und Versprechen im Video | Wenn Zahlen gezeigt werden |
Skript, Gestaltung und Produktion übernehmen wir. Du kommentierst und gibst über Review-Links frei, ein Termin oder Telefonat ist nicht nötig.
Wie vermeidest du, dass Freigaben den Zeitplan sprengen?
Aus unseren Projekten wissen wir: Die meiste Zeit geht nicht in der Animation verloren, sondern zwischen den Freigaben. Drei Dinge helfen.
- Eine Person entscheidet. Sammle die Rückmeldungen intern und gib sie gebündelt weiter.
- Früh die richtigen Leute einbinden. Wer später Einwände hat, sollte schon das Skript oder Konzept sehen, nicht erst die fertige Animation.
- Freigabe-Tage einplanen. Wenn du weißt, wann der Review-Link kommt, blockiere dir Zeit für die Durchsicht.
Was prüfst du in der Woche vor der Messe und am Aufbautag?
- Die Datei liegt beim Standbauer in den richtigen Pixelmaßen.
- Das Video wurde auf dem echten Gerät abgespielt.
- Die Schrift ist aus Besucherentfernung lesbar.
- Der Loop läuft ohne Schwarzbild und ohne Ruckeln am Übergang.
- Farben und Helligkeit passen auf der Wand.
- Eine Kopie liegt auf einem USB-Stick am Stand.
- Das Standpersonal weiß, wie der Screen neu gestartet wird.
- Einladungen sind verschickt, die Nachfass-Mails liegen als Vorlage bereit.
Was gehört nach der Messe auf die Checkliste?
- Kontakte in den ersten Tagen mit einer persönlichen Mail und der Video-Kurzfassung nachfassen.
- Das Hauptvideo auf der Website und in Vertriebsunterlagen einsetzen.
- Notieren, was am Stand funktioniert hat und was nicht, für die nächste Messe.
- Die Dateien für die nächste Messe ablegen. Die Nutzungsrechte gelten weltweit und unbefristet.
Wie die Nachfass-Mail aufgebaut ist, steht in Messekontakte nachfassen. Die Einladung vor der Messe beschreibt Messeeinladung mit Video.
Du stellst auf einer Messe aus? Der Messe-Loop ohne Ton kostet 1.490 € netto. Im Messepaket für 1.990 € kommen ein Video mit Sprecher für Einladungen und eine Kurzfassung für Nachfass-Mails dazu.
Zu den Messe-PaketenHäufige Fragen
Wie früh muss ich ein Messevideo planen?
Die Entscheidung am besten etwa 8 Wochen vor der Messe, die Anfrage spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Bei Explikate dauert der Messe-Loop 5 bis 10 Werktage, das Messepaket 7 bis 14 Werktage.
Was muss ich vom Standbauer wissen?
Anzahl, Position und Pixelmaße der Screens und LED-Wände, das Abspielgerät, das Dateiformat und wie die Datei geliefert wird. Außerdem, ob Ton möglich und erlaubt ist.
Was passiert, wenn es knapp wird?
Schreib trotzdem. Mit Express für 390 € netto ziehen wir dein Projekt vor. Je weniger Abstimmungsschleifen nötig sind, desto schneller geht es.
Wann sollte die fertige Datei beim Standbauer sein?
Spätestens eine Woche vor der Messe, damit Zeit für einen Test auf dem echten Gerät bleibt. Auf der LED-Wand sehen Farben, Lesbarkeit und der Loop-Übergang oft anders aus als am Schreibtisch.
Welche Videos brauche ich außer dem Loop am Stand?
Ein Video mit Sprecher für Einladungen und die Website und eine Kurzfassung für Nachfass-Mails. Beides ist im Messepaket von Explikate für 1.990 € netto enthalten.
Was sollte ich am Messetag selbst prüfen?
Ob das Video läuft, in Schleife ohne Pause neu startet, richtig skaliert ist und ob eine Kopie der Datei auf einem USB-Stick am Stand liegt.
Messetermin steht? Dann rechnen wir rückwärts.
Schick uns Messetermin, Produkt und Screens. Du bekommst an Werktagen innerhalb von 24 Stunden ein Festpreis-Angebot mit Zeitplan. Messe-Loop ab 1.490 €, Messepaket 1.990 € netto.